Wie verkaufe ich Tickets?

Du kaufst im Tickefy-Shop ein „Event Produkt". Sobald deine Zahlung bestätigt ist, legt Tickefy automatisch einen Event-Entwurf an und schickt dir eine Zugangsmail an die E-Mail-Adresse, die du beim Kauf angegeben hast. Diese Mail enthält deinen persönlichen Zugangs-Link.

Nutze den Link aus deiner Zugangsmail. Bist du gerade nicht eingeloggt, erscheint kurz ein Login-Fenster — danach landest du automatisch auf deiner Event-Seite.

Betreust du mehrere Veranstaltungen, hat jede ihren eigenen Zugangs-Link — nutze jeweils die passende Zugangsmail, um direkt zur gewünschten Event-Seite zu gelangen.

Öffne den Tab „Veranstaltung". Dort trägst du ein:

• Eventtitel
• Veranstalter-Name
• Datum, Uhrzeit und Ort
• Beschreibung der Veranstaltung
• Optional: Event-Grafik (Bild)

Diese Felder sind nur im Status „Entwurf" bearbeitbar. Nach der Admin-Freigabe sind sie gesperrt.

Ja. Solange dein neues Event im Status „Entwurf" ist, findest du im Tab „Veranstaltung" ganz oben die Karte „Event aus Vorlage anlegen". Wähle dort eines deiner früheren Events aus und klicke auf „Daten übernehmen" — Titel, Beschreibung, Grafik, Veranstalter- und Rechnungsdaten sowie deine Ticketarten samt Preisen werden sofort eingesetzt.

Das Vorlage-Event darf einen beliebigen Status haben — auch ein bereits abgerechnetes Event eignet sich als Vorlage. Termin, Verkaufszeitraum sowie die für dieses Event geltenden Gebühren werden dabei nicht verändert.

Kennzeichne deine Veranstaltung als Kurs oder Workshop, falls es zutrifft: Erwähne dazu einfach die Begriffe „Kurs" oder „Workshop" in deiner Beschreibung im Tab „Veranstaltung" — zum Beispiel bei Sprach-, Koch- oder Tanzkursen, Workshops, Trainings, Seminaren oder mehrteiligen Kursreihen.

Für so gekennzeichnete Veranstaltungen erklären die Widerrufsbedingungen deinen Käufern automatisch, dass ihnen ein 14-tägiges Widerrufs- bzw. Rücktrittsrecht zusteht. Bei normalen Veranstaltungen mit festem Termin (Konzerte, Partys, Shows, Festivals) besteht dagegen in der Regel kein Widerrufsrecht.

Im Tab „Veranstaltung" findest du den Bereich „Beschreibung & Darstellung". Dort lädst du eine Grafik hoch, die auf deiner Event-Produktseite erscheint. Liegt keine Grafik vor, verwendet Tickefy automatisch ein Platzhalterbild.

Deine Grafik wird beim Hochladen automatisch skaliert und bei Bedarf zugeschnitten. Prüfe deshalb nach dem Upload, ob sie so aussieht, wie du sie dir vorgestellt hast — eine Vorschau auf dein Online-Produkt gibt es vor dem Verkaufsstart noch nicht (siehe Frage zur Ticketseite in Phase 3), endgültig siehst du das Ergebnis also erst mit „Verkauf starten". Das liegt in deiner Verantwortung als Veranstalter.

Ja. Im Tab „Veranstaltung", Bereich „Beschreibung & Darstellung", kannst du die Option „Kontaktinformationen sammeln" aktivieren. Nützlich zum Beispiel bei Kursen oder Workshops, wenn du deine Teilnehmer später erreichen willst.

Ist die Option aktiv, sehen deine Käufer beim Checkout ein zusätzliches Freitextfeld „Informationen an den Veranstalter", in das sie z. B. eine Telefonnummer oder einen Kurswunsch eintragen können. Die Angabe ist für den Käufer freiwillig.

Die gesammelten Angaben findest du als PDF-Download über den Button „Ticketkäufer-Kontakte" im Tab „Administration", Bereich „Käuferinformationen senden" — eine Zeile je Bestellung mit Käufername, E-Mail und der Angabe an dich.

Tabs mit noch offenen Pflichtangaben zeigen ein rotes !-Zeichen. Öffne den entsprechenden Tab — dort steht konkret, welche Felder noch ausgefüllt oder welche Häkchen noch gesetzt werden müssen.

Ein häufig übersehener Grund: die Tickefy-Eventmanager-AGB. Im Tab „Veranstaltung" gibt es dafür einen eigenen Bereich mit grünem Häkchen (akzeptiert) oder rotem Hinweis (noch offen). Hast du beim Kauf des Event-Produkts im Shop die AGB bereits akzeptiert, gilt das automatisch — andernfalls musst du sie hier noch einmal bestätigen.

Öffne den Tab „Tickets". Dort konfigurierst du:

• Gesamtkapazität (Anzahl verfügbarer Plätze)
• MwSt.-Satz (0 %, 7 % oder 19 %) — das ist die Mehrwertsteuer, die du als Ticketverkäufer deinen Käufern gegenüber ausweist
• Ticketarten: Standard, Ermäßigt, Kinderkarte, Familienkarte, Gruppenkarte
• Pro Ticketart: aktiv/inaktiv, im Shop sichtbar, Preis — sowie ein eigener Direktverkaufspreis, falls du Tickets auch persönlich über dein Verkaufsteam verkaufst (siehe Frage zu Einlass & Direktverkauf)

Mindestens eine aktive Ticketart mit gültigem Preis ist Pflicht für die Freigabe. Die Tickefy-Servicegebühren werden dir angezeigt, sind aber nicht editierbar.

Auf jedes verkaufte Ticket fallen zwei Gebührenarten an: eine Sockelgebühr pro Ticket und eine prozentuale Gebühr auf den Ticketpreis. Beide Werte siehst du direkt bei den Ticketgebühren in der Sektion „Tickets" im Backend.

Bei einem Reservierungsservice ist jede einzelne Reservierung für deine Käufer garantiert kostenlos — der Preis ist hier fest auf 0 € gesetzt und nicht änderbar. Aktuell ist außerdem der Kauf des Reservierungsservice selbst für dich als Veranstalter kostenlos; das ist allerdings ein normal einstellbarer Produktpreis wie jeder andere und kann sich künftig ändern — die aktuell gültigen Preise siehst du immer auf der verlinkten Preisübersicht.

Zusätzlich zieht dein Zahlungsdienstleister (zum Beispiel Stripe) eigene Zahlungsgebühren vom Auszahlungsbetrag ab. Auch wenn wir versuchen, diese Gebühren bereits gut vorherzusagen, sind dies keine durch Tickefy erhobenen Gebühren.

Vollständige Preisübersicht mit Rechenbeispielen ansehen →

Öffne den Tab „Abrechnung". Dort trägst du ein:

• Empfängertyp (Privatperson oder Unternehmen)
• Name / Firmenname, Straße, PLZ, Ort, Land
• Optional: Ansprechpartner, USt-IdNr., abweichende Rechnungs-E-Mail

Vollständige und bestätigte Rechnungsdaten sind Pflicht für die Freigabe. Tabs mit offenen Pflichtfeldern zeigen ein rotes !-Zeichen.

Neben den Bedingungen, die du selbst beim Kauf des Event-Produkts akzeptiert hast, gibt es Dokumente, die für deine Ticketkäufer gelten:

• Datenschutzhinweise für Ticketkäufer — werden automatisch mit deinen Veranstalter- und Rechnungsdaten erstellt. Dafür ist keine gesonderte Aktion von dir nötig.
• Veranstaltungsbedingungen / AGB — entweder die Tickefy-Standardfassung übernehmen oder deine eigenen AGB als PDF hochladen (nach Prüfung durch das Tickefy-Team wirksam). Das Dokument erscheint im Ticketshop und im Checkout für deine Käufer.
• Widerrufsinformation für Ticketkäufer — gesetzlicher Widerrufshinweis mit deinen Veranstalterdaten, der in der Ticketbestätigungs-E-Mail an deine Käufer enthalten ist. Muss von dir übernommen werden.

Im Tab „Rechtliches" im Block „Veranstalter ↔ Käufer" übernimmst du entweder die bereitgestellten Standardbedingungen oder lädst eigene AGB hoch, und bestätigst die Ticketkauf-Widerrufsinformation. Erst danach ist dein Event freigabebereit. Die übernommenen Versionen gelten für die gesamte Laufzeit deines Events — auch wenn Tickefy die Standardtexte später aktualisiert.

Willst du statt der Standard-AGB deine eigenen Veranstaltungsbedingungen verwenden, klicke im Block „Veranstalter ↔ Käufer" auf „PDF auswählen". Das Dokument wird vom Tickefy-Team geprüft und freigegeben, bevor es wirksam wird.

Als Ticketverkäufer benötigst du einen Zahlungsanbieter, über den die Zahlungen deiner Käufer abgewickelt und an dich ausgezahlt werden. Dafür richtest du dir einen Account beim Zahlungsanbieter Stripe ein — Tickefy übernimmt selbst keine Zahlungsabwicklung.

Im Tab „Abrechnung" findest du einen Abschnitt zum Stripe-Zahlungssystem mit einem Start-Button. Ein Klick leitet dich zu einer sicheren Stripe-Seite weiter, auf der du eingibst:

• Persönliche Daten (Name, Adresse, Geburtsdatum)
• Geschäftliche Angaben (Art der Tätigkeit)
• Bankverbindung für Auszahlungen
• Ggf. ein Ausweisdokument zur Identitätsprüfung

Danach wirst du zurück zur Tickefy-UI geleitet. Nur bei kostenpflichtigen Tickets nötig — Gratis-Events brauchen kein Stripe-Onboarding.

Bevor du die Freigabe beantragen kannst, müssen alle folgenden Punkte erfüllt sein:

• Eventtitel, Datum, Uhrzeit und Beschreibung ausgefüllt
• Mindestens eine aktive Ticketart mit Preis
• Eventmanager-AGB akzeptiert
• Rechnungsdaten vollständig und bestätigt
• Stripe-Onboarding abgeschlossen (nur bei kostenpflichtigen Tickets)

Tabs mit offenen Punkten zeigen ein rotes !-Zeichen. Sobald alle Punkte erfüllt sind, erscheint der Button „Freigabe beantragen". Erst mit diesem aktiven Klick prüft das Tickefy-Team dein Event — von selbst passiert nach dem Ausfüllen nichts.

Eine einsehbare Vorschau deiner Ticketseite gibt es aktuell noch nicht — dein Produktentwurf wird zwar im Hintergrund bereits vorbereitet, aber weder du noch Käufer können ihn vor dem eigentlichen Verkaufsstart ansehen. Mit der Freigabe (Status: „Freigegeben") ändert sich:

• Du erhältst eine Benachrichtigungs-E-Mail — ab jetzt sind Änderungen nur noch über das Tickefy-Team möglich
• Deine Event-Felder sind jetzt gesperrt

Der Ticketverkauf läuft noch nicht — das Produkt ist für Käufer noch nicht öffentlich sichtbar. Deine Ticketseite siehst du zum ersten Mal, sobald du anschließend auf „Verkauf starten" klickst (siehe nächste Frage) — ab dann ist sie live im Shop.

Nach der Freigabe erscheint der Button „Verkauf starten". Ein Klick veröffentlicht das Event-Produkt im Shop und startet den Verkauf bzw. bei einem Reservierungs-Event die Platzvergabe (Status: „Verkauf aktiv").

Nach erfolgreichem Start erhältst du per E-Mail ein vorläufiges Scanner-Paket.

Im Tab „Abrechnung" siehst du jederzeit einen laufenden Überblick: Ticketverkäufe, Umsatz und eine vorläufige Übersicht der Tickefy-Servicegebühren.

Zusätzlich bekommst du automatisch:

• Verkaufsreport jeden Montag und Freitag um 06:00 Uhr: Verkaufsstand, Ticketanzahl, Umsatz, Refund-Aktivitäten und Link zur UI.
• Verkaufs- und Check-in-Abschlussmail sobald der Verkauf vollständig endet (in der Regel mit dem Ende deiner Veranstaltung): Verkaufsüberblick und Check-in-Stand — wie viele Tickets tatsächlich eingecheckt wurden.

Im Tab „Administration" findest du den QR-Code für den Ticketverkauf: einen QR-Code, den Interessierte direkt scannen können, um zu deiner Ticketseite zu gelangen und Tickets zu kaufen. Praktisch für Flyer, Plakate oder Social-Media-Posts.

Direkt unter dem QR-Code im Tab „Administration" findest du das Feld „Veranstalter-Link" mit Kopierbutton. Dieser Link führt zu einer öffentlichen Seite, die alle deine gerade laufenden Veranstaltungen als durchsuchbare Übersicht zeigt.

Ein Link für alle deine Events: Der Link ist an dich als Veranstalter gebunden, nicht an ein einzelnes Event — er bleibt bei jeder neuen Veranstaltung derselbe. Genau deshalb eignet er sich besonders gut für eine dauerhafte Verlinkung von deiner eigenen Website oder aus deinen Social-Media-Profilen: einmal eingerichtet, zeigt er automatisch immer deine aktuell laufenden Veranstaltungen.

Hast du gerade keine sichtbaren Veranstaltungen, bleibt die Seite trotzdem erreichbar und zeigt einen freundlichen Hinweis statt eines Fehlers — der Link bricht also nie ab, auch nicht zwischen zwei Events.

Am Einlass öffnet die Person den Link aus ihrer Zugangsmail auf ihrem Handy und lädt dort einmalig die aktuelle Gästeliste in die App — danach kann sie auch ohne Internetverbindung einchecken.

Anschließend aktiviert sie die Kamera in der App, um die Ticket-QR-Codes einzuscannen. Die App zeigt direkt an, ob ein Ticket gültig ist, bereits eingecheckt wurde oder nicht akzeptiert werden kann. Ist ein Ticket gültig, bestätigt sie den Check-in und lässt die Person eintreten.

Ist ein QR-Code nicht lesbar, lässt sich das Ticket manuell über die Namenssuche prüfen: Namen der Person über die Suchfunktion finden, Angaben mit dem vorgelegten Ticket vergleichen und den Check-in manuell bestätigen.

Im Tab „Tickets" kannst du unter „Einlass & Direktverkauf" bis zu sechs Personen mit Name und E-Mail-Adresse eintragen, die für dein Event mit der Tickefy App einchecken (Scanner) und/oder Tickets persönlich verkaufen (Direktverkauf) dürfen. Über die Checkbox „Direktverkauf" legst du je Person fest, ob sie nur einchecken darf oder zusätzlich auch persönlich Tickets verkaufen kann.

Versand erfolgt beim Speichern: Sobald du eine neue Zeile einträgst oder die E-Mail-Adresse einer bestehenden Zeile änderst und auf „Einlass & Direktverkauf speichern" klickst, verschickt Tickefy im selben Schritt automatisch die Tickefy App als persönliches Zugangspaket an diese Person. Ein zusätzlicher, separater „Senden"-Button ist dafür nicht nötig — der Klick auf „Speichern" löst beides gemeinsam aus.

Codewort für den Verkauf: Ist bei einer Person der Direktverkauf aktiviert, erzeugt Tickefy automatisch zusätzlich ein Codewort für sie. Dieses Codewort siehst du hier im Backend neben der jeweiligen Zeile und musst es der Person persönlich mitteilen (z. B. mündlich oder per Telefon) — nicht per Mail, das ist bewusst ein zweiter, getrennter Weg. Ohne dieses Codewort kann die Person trotz gültigem Link keine Tickets verkaufen; reines Einchecken (Scanner) funktioniert dagegen auch ohne Codewort. Die Person gibt das Codewort einmalig beim ersten Öffnen der App ein, danach merkt sich ihr Gerät es automatisch.

Eigener Preis und eigene Gebühr für den Direktverkauf: Im Tab „Tickets" kannst du für jede Ticketart zusätzlich zum Online-Preis einen eigenen Direktverkaufspreis festlegen — beim Anlegen der Ticketart zunächst identisch zum Online-Preis, danach von dir unabhängig änderbar. Die Tickefy-Gebühr für den Direktverkauf ist ebenfalls eigenständig und wird von Tickefy festgelegt; du siehst sie neben der Online-Gebühr, kannst sie aber nicht selbst ändern.

Zugang erneut zusenden oder Empfänger sicher wechseln: Es gibt aktuell keinen eigenständigen „Erneut senden"-Button. Um das Paket für eine bestehende Person noch einmal zu verschicken (z. B. weil die E-Mail nicht angekommen ist) oder um einen bisherigen Zugang zuverlässig ungültig zu machen, entferne die Zeile aus der Liste, speichere, trage die Person danach mit ihrer korrekten E-Mail-Adresse erneut ein und speichere erneut. Dabei wird ein komplett neuer Zugangslink erzeugt und der bisherige Link dieser Person wird ungültig — plane das ein, falls die Person den alten Link zwischenzeitlich schon einmal genutzt hat.

Für den Direktvertrieb vor Ort, bei dem der Käufer kein eigenes Smartphone und kein digitales Ticket braucht — zum Beispiel Haustürverkauf oder Vereinsfeste — bietet Tickefy fertige, direkt bedruckte Ticket-Vorlagen im Format DIN A6 an: Jede Seite trägt bereits einen festen, eindeutigen QR-Code sowie eine Klartext-Kennung. Diese Tickets sind schon deinem Event fest zugeordnet, aber noch keinem konkreten Preis oder Käufer — erst wenn dein Verkaufsteam den QR-Code beim Verkauf einscannt, wird daraus ein echtes Ticket.

Kontingent bestellen: Im Tab „Tickets" findest du den Block „Physische Tickets". Dort wählst du eine Mengenstufe (Preis je Stufe direkt sichtbar) und bestellst. Eine Nachbestellung ist jederzeit möglich: jede weitere Bestellung ergänzt dein bestehendes Kontingent, ohne bereits erzeugte Tickets zu beeinträchtigen.

Um vollständige und korrekte Tickets zu gewährleisten, sind physische Tickets erst ab Verkaufsstart bestellbar.

Du druckst selbst aus: Direkt nach der Bestellung erzeugt Tickefy automatisch ein fertiges PDF mit einer Seite je Ticket (inklusive eines kleinen Sicherheitspuffers an zusätzlichen Seiten für den Fall eines Fehldrucks oder Fehlscans — kostenlos, du zahlst nur die bestellte Stückzahl) und schickt dir eine E-Mail mit dem Download-Link. Diesen Link findest du außerdem jederzeit über den Button „Physisches Ticket drucken" im Block „Physische Tickets". Die DIN-A6-Tickets lassen sich dabei bequem zu viert auf einer DIN-A4-Seite ausdrucken.

Verkauf mit physischen Tickets: Dein Verkaufsteam wählt in der Tickefy App den Schalter „Physische Tickets verwenden" aus. Am Ende des Verkaufs scannt es das passende physische Ticket ein — erst durch diesen Scan wird es mit dem Verkaufsvorgang verknüpft und damit zu einem gültigen Ticket.

Käufer-E-Mail ist meist optional — mit einer Ausnahme: Anders als beim regulären Direktverkauf muss dein Verkaufsteam beim Verkauf physischer Tickets normalerweise keine Käufer-E-Mail-Adresse eingeben — das ausgedruckte Ticket selbst ist bereits der Ticket-Träger. Hast du in deinem Event aber „Kontaktinformationen sammeln" aktiviert, wird die E-Mail-Adresse auch hier zur Pflicht, damit dein gewünschter Kontaktweg zum Käufer nicht verloren geht. Bevor dein Verkaufsteam eine E-Mail-Adresse eingibt, zeigt die App außerdem einmal je Verkauf einen kurzen Hinweis auf die Tickefy-Datenschutzerklärung, den es bestätigen muss.

Restbestand im Blick behalten und rechtzeitig nachbestellen: Im Tab „Abrechnung" siehst du jederzeit, wie viele physische Tickets für dein Event insgesamt erzeugt wurden, wie viele davon noch unverbraucht sind und welche Kosten dadurch bereits entstanden sind. Wird der Bestand knapp, bestelle einfach im Tab „Tickets" wie oben beschrieben nach.

Verkaufsende: Das Tickefy-Team schließt den Verkauf bzw. die Platzvergabe. Ab diesem Zeitpunkt können keine neuen Tickets oder Reservierungen mehr vorgenommen werden.

Abrechnung (nur beim Ticketing-Service): Nach Ablauf der Rückgabe-/Nachlauffrist erstellt Tickefy einen Abrechnungsbericht mit:

• Ticketumsatz je Ticketart
• Tickefy-Servicegebühren
• Voraussichtlichem Auszahlungsbetrag

Du erhältst diesen Bericht per E-Mail. Die Tickefy-Servicegebühren werden dir separat in Rechnung gestellt; der Ticketumsatz verbleibt bei dir als Veranstalter.

Aufschlüsselung nach Verkaufskanal und Verkäufer: Schon während des laufenden Verkaufs siehst du im Tab „Abrechnung" eine Auflistung der Ticketumsätze je Ticketart, aufgeteilt nach Verkaufskanal (Online-Shop und Direktverkauf über die Tickefy App) und sogar je einzelnem Verkäufer — die Grundlage, um die Abrechnung zwischen dir als Eventmanager und deinen Vor-Ort-Verkäufern zu regeln. Wurden physische Tickets bestellt, sind deren Kosten dort ebenfalls aufgeführt.

Beim Reservierungs-Service entfällt die Ticket-Endabrechnung, da für die Platzreservierung selbst keine Zahlungen fließen. Ohne bestellte physische Tickets entstehen dabei auch keine weiteren Kosten.